دفاتر تجاری : مطابق قانون تجارت هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است دفاتر روزنامه، کل، دارایی و کپیه را داشته باشند.
دفاتر تجاری دفاتری هستند که در رابطه ی تجار باهم می توانند یکی از اسناد اثبات ادعا محسوب شوند. پس این موضوع دارای اهمیت زیادی است که این دفاتر چه هستند و چه کاربرد و ویژگی هایی دارند.
در این مطلب که طبق تجربه وکلای بخش شرکتها نگاشته شده است ، شما را با دفاتری که یک تاجر باید داشته باشه و نحوه ی اعتبار بخشی و سندیت داشتن دفاتر تجاری ، آشنا میکنیم.
دفاتر تجاری (قانونی ) شرکت ها چیست ؟
دفاتری است با اشکال و ابعاد مشخص که اداره ثبت شرکت ها آن را پلمب میکند و به جز کسبه جز سایر تجار از جمله شرکت های تجاری مکلف به داشتن آنها هستند . این دفاتر می بایست قبل از سال مالی درخواست شود و به نشانی قانونی شرکت از طریق پست ارسال می شوند.
انواع دفاتر تجاری
دفتر روزنامه
دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات، دیون، داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی (خرید و فروش) و بصورت کلی تمام واردات و صادرات تجارتی خود به هر اسم و رسمی که باشه و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کنه را در این دفتر ثبت کند.
دفتر کل
دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را حداقل هفته ای یکبار از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را مشخص و جدا کرده و هر نوعی را در صفحه مخصوص در آن دفتر بطور خلاصه ثبت کند.
دفتردارایی
دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضاء کند. تنظیم دفتر دارایی باید تا پانزدهم فروردین ماه سال بعد انجام شود.
دفتر کپیه
دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره خود را به ترتیب تاریخ در آن ثبت کند.
نکته : از بین چهار دفتر فوق ، دریافت دفتر روزنامه و دفتر کل به صورت پلمب شده برای شرکت ها الزامی است.
پلمپ دفاتر تجاری
قبل از آنکه در دفاتر روزنامه و کل چیزی نوشته شود، باید توسط مرجع ثبت شرکت ها، شماره گذاری، امضا و پلمپ شوند (ماده ۲ آئین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر ). دلیل این موضوع اهمیتی است که قانونگذار برای این دفاتر تجاری در نظر گرفته است.
چون مطابق قانون این دفاتر تحت شرایطی می توانند به عنوان سند و مدرکی معتبر برای اثبات دعوای تاجر و یا دعوایی که علیه تاجر مطرح می شوند، در نظر گرفته شوند.
اعتبار این دفاتر و سندیت داشتن آنها در صورتی است که مطابق مقررات این قانون تهیه و تنظیم شده باشند؛ در غیر اینصورت فقط علیه صاحب آن ها معتبر خواهند بود.
نکته ی مهم : امروزه ترازنامه جایگزین دفتر دارایی شده است. در نتیجه در حال حاضر پلمپ و شماره گذاری دفاتر روزنامه و کل که معمولا اساس حسابداری شرکتها را تشکیل میدهند، از اهمیت زیادی برخوردارند و پلمپ سایر مانند دفتر کپیه و دفتر دارایی ، دفاتر متروک شده و مورد استفاده نیست.
بیشتر بدانیم : در وکالت محضری شرایط وکیل و موکل چگونه است
شکل قانونی دفاتر تجاری و نحوه پلمب دفاتر قانونی
دفاتر تجاری باید دارای نمره ترتیبی (صفحه گذاری شده) و قیطان کشیده باشند. همچنین با درخواست کتبی متقاضی و سپس کلیه صفحات هر دفتر به مهر مخصوص پلمپ دفاتر تجارتی ممهور می شوند.
سپس با پرداخت حق الثبت مربوط و تکمیل کردن اظهارنامه پلمپ دفاتر تجارتی، دفاتر بالا توسط متصدی مربوط، در دفتر مخصوص ثبت و به امضای مسئول مربوط می رسند.
باید اضافه کنیم که دو طرف دفتر باید مهر سربی که وزارت دادگستری برای این منظور تهیه کرده است، قیطان کشیده شده و منگنه شود. همچنین کلیه اعداد با تمام حروف نوشته شود. متصدی امضا وظیفه دارد صفحات هر دفتری را شمرده، در صفحه اول و آخر آن تعداد صفحات آن را با قید تاریخ امضا کند.
نکته ی مهم : تاریخ پلمپ دفاتر اهمیت زیادی دارد؛ چون ترازنامه و حساب سود و زیان کلیه اشخاص حقوقی متکی به دفاتر قانونی آن هاست.
در نتیجه قبل از پایان هر سال مالی باید دفاتر قانونی سال مالی بعد را پلمپ کرده و آماده شروع عملیات مالی سال بعد کرد.
چون قانون مالیات های مستقیم ادارات ثبت را مکلف کرده که دفاتر ثبت شده و شماره های آن را به انضمام سایر موارد خواسته شده در قانون در آخر هر ماه به اداره امور اقتصادی و دارایی محل اقامت شرکت یا تاجر ارسال کند.
البته در مورد مؤسساتی که جدید ثبت شده اند، تاخیر در ثبت دفاتر برای اولین سال تاسیس تا سی روز از تاریخ ثبت شخص حقوقی یا تاریخ شروع بکار سایراشخاص مجاز شمرده شده است.
همچنین در مواردی که دفاتر پلمپ شده توسط مقامات قضایی یا سایر مراجع قانونی از دسترس تاجر خارج شده است، صاحب دفتر حداکثر ظرف مدت سی روز باید نسبت به پلمپ و ثبت دفاتر قانونی جدید و ثبت عملیات آن مدت در دفاتر جدید اقدام کند.
استفاده ی مجدد از دفاتر تجاری پلمپ شده ی نانوشته
در صورتیکه اشخاص حقیقی یا حقوقی از دفاتر پلمپ شده سال قبل استفاده نکرده باشند، یعنی این دفاتر مندرجاتی نداشته باشند (سفید باشند) و این اشخاص قصد استفاده از آنها را برای سال مالی آینده داشته باشند، باید این موضوع را حداکثر ظرف مدت سی روز از تاریخ شروع سال مالی جدید با ذکر مشخصات دفاتر مزبور به حوزه مالیاتی ذیربط اعلام کنند.
مدت نگهداری دفاتر قانونی
هر یک از دفاتر تجاری قانونی در هر صورت باید تا ده سال در محل شرکت نگهداری شوند. دفاتر هر شرکتی که منحل شده باشد با نظر مدیر ثبت اسناد در محل معینی از تاریخ ختم تصفیه تا ده سال باید محفوظ بماند.
عدم پلمپ دفاتر قانونی
پلمپ نکردن دفاتر تجارتی آن ها را از قدرت اثباتی محروم نمی کند، بلکه می توانند جزء امارات قضایی محسوب شوند. یعنی اگر موجب قانع شدن وجدان قاضی شوند در کنار سایر دلایل، می توانند مورد بهره برداری قضایی قرار بگیرند.
مدارک لازم برای پلمپ دفاتر
۱) کپی شناسنامه مدیر عامل و مهر شرکت
۲) ارائه آخرین تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی
۳) تقاضای اخذ دفاتر تجاری
سفارش دفاتر قانونی و راهنمای روند اخذ پلمپ دفاتر
۱) به منظور اخذ پلمپ دفاتر باید به سامانه اداره ثبت شرکت ها قسمت پلمپ دفاتر تجارتی مراجعه شود.
۲) سپس اطلاعات متقاضی تکمیل شود. اطلاعات متقاضی پلمپ شامل نوع شخص متقاضی، تابعیت متقاضی و شماره همراه او می باشد . تمامی پیامک های مربوط به مراحل انجام کار به شماره همراهی که در این قسمت درج می شود، ارسال خواهد شد. قسمت شروع سال مالی و شروع ماه مالی را نیز باید تکمیل شود.
۳) تاریخ پایان سال مالی هم توسط سامانه محاسبه می شود.
۴) با انجام سایر مراحل خواسته شده در سامانه (اطلاعات شخصیت حقوقی، اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه پلمپ، هیئت مدیره شرکت/مؤسسه، سمت هیئت مدیره شرکت مؤسسه) فرم اظهارنامه ای که در سایت است؛ تکمیل شده و از آن پرینت گرفته می شود.
چنانچه اطلاعات به درستی وارد شده باشد و مورد تایید کارشناس مربوطه قرار گرفته باشد (پیگیری درخواست از طریق همین سامانه امکان پذیر هست)، باید پرینت اظهارنامه به همراه مدارکی که ذکر شد، به اداره ثبت ارسال بشه تا اداره پست دفاتر پلمپ را به آدرسی که در سامانه قید شده، ارسال نماید. مد نظر داشته باشید ، آدرس می بایست همان آدرسی باشد که در اداره ثبت شرکتها به عنوان نشانی قانونی شرکت معرفی شده است.
موجبات و دلایل رد دفاتر قانونی شرکت ها
۱) در صورتی که دفاتر ارائه شده از پلمپ خارج شده و یا یک یا چند برگ آن جدا شده باشد.
۲) عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی مثل خرید و فروش در دفاتر به شرطی که احراز شود.
۳) عدم ثبت هزینه ها و درآمد و هر نوع اعمال و اقلام مالی غیر واقع در دفاتر به شرط احراز(توضیح آنکه ثبت هزینه هایی که وقوع آن محقق بوده اما به دلایل خاص قانونی از حیث مالیاتی قابل قبول نیست و برگشت داده می شود به منزله ثبت هزینه های غیر واقعی تلقی نمی شود)
۴) ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطور و خط ها
۵) نگارش دفاتر با وسایلی که به آسانی قابل محو است مثل نوشتن با مداد.
۶) تراشیدن، پاک و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده (اگر در نوشتن مطالب اشکالی ایجاد شود؛ چون استفاده از لاک غلط گیر و هر گونه وسیله از این قبیل ممنوع است، باید روی کلمه یا عدد اشتباه با خودکار قرمز یک خط کشیده شود و با همان خودکار یا خودنویس اصلی درست آن نوشته شود.)
۷) تاخیر تحریر (نوشتن) دفاتر روزنامه و مشاغل بیش از حد تعیینی مندرج در تبصره های ۲ الی ۴ ماده ۱۳ و ماده ۱۷ (یعنی بدون منظور سوء استفاده تا ۱۵ روز و از تاریخ شروع فعالیت شرکت تازه تاسیس تا ۳۰ روز) و تاخیر تحریر(نوشتن) دفتر کل بیش از حد مجاز مندرج در ماده ۱۴ این آیین نامه (یعنی حداکثر تا پانزدهم ماه بعد.)
۸) عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکزی طبق مقررات ماده ۱۵ این آیین نامه.
۹) در اجرای مقررات تبصره ۳ ماده ۱۳ این آیین نامه در مواردی که دفاتر مزبور به ادعای شخص از دسترس وی خارج شده باشد و غیر اختیاری بودن موضوع مورد تایید اداره امور مالیاتی ذیربط قرار نگیرد (مثلا شخص( مؤدی) ادعا کند دفاتر به سرقت رفته اما معلوم شود به سرقت نرفته است.)
۱۰) عدم ارائه دستورالعمل های نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده و همچنین عدم تسلیم خلاصه عملیات موضوع ماده ۱۷ این آیین نامه در مهلت مقرر در مورد اشخاصی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می کنند.
۱۱) عدم تطبیق مندرجات دفاتر قانونی یا دفتر مشاغل حسب مورد که به شرح ماده ۱۷ این آیین نامه تهیه و تنظیم شده با اطلاعات موجود در سیستم های الکترونیکی ( در مورد اشخاصی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می کنند .
۱۲) جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به منظور سوء استفاده.
۱۳) عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر امضاء پلمپ و ثبت شده نانوشته.
۱۴) استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده سال های قبل برخلاف ماده ۳ این آیین نامه.
۱۵) بستانکار شدن حساب های نقدی و بانکی مگر این که حساب های بانکی با صورتحساب بانک مطابقت نکنند و یا بستانکار شدن حساب های بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تاخر ثبت حساب ها باشد که در این صورت موجب رد دفتر نیست.
۱۶) در صورتی که ثابت شود اسناد ثبت شده در ماشین های الکترونیکی ظرف مهلت های مقرر در مواد ۱۴۱۳ و ۱۷ آیین نامه (با در نظر گرفتن مقررات تبصره های ماده ۱۳) قطعی نشده باشن (یعنی باید در خصوص صدور ثبت با استفاده از ماشین های الکترونیکی مهلت مقرر برای صدور سند قطعی غیر قابل تغییر رعایت شود. به عبارت دیگر اسناد موقت مربوطه باید به اسناد دائم تبدیل شوند).
۱۷) تهیه و تنظیم صورت های مالی بدون رعایت مقررات ماده ۱۸ این آیین نامه برای اشخاص حقوقی و مشمولین بند الف ماده ۹۶ قانون مالیات های مستقیم مصوب ۲۷/۱۱/۱۳۸۰.
۱۸) اشتباه حساب حاصل از ثبت عملیات مؤسسه در صورتی که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده ۱۱ این آیین نامه اقدام نشده باشد (یعنی اصلاح حساب در همان سال با استفاده از استانداردهای حسابداری و متکی بر ارائه مستندات کافی.)
۱۹) در صورتی که مؤدیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص ماده ۱۶۹ قانون مالیات های مستقیم استفاده نکرده باشند.
جمع بندی دفاتر تجاری
در این مقاله نکاتی کاربردی در خصوص دفاتر تجاری شرکت ها را مطرح نمودیم . به تعریف ، انواع ، نحوه سفارش عملی دفاتر پلمب شده تجاری پرداختیم .
یکی از خدمات حقوقی اترس ، امور ثبتی شرکت ها میباشد که میتوانید سفارش دفاتر قانونی شرکت خود را به وکلای بخش امور تجاری ما بسپارید.