دفاتر تجاری و نحوه ی اعتبار بخشی به آنها

مطابق قانون تجارت هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است دفاتر روزنامه، کل، دارایی و کپیه را داشته باشه. دفاتر تجاری دفاتری هستند که در رابطه ی تجار باهم میتونن یکی از اسناد اثبات ادعا محسوب بشن. پس این موضوع دارای اهمیت زیادیه که این دفاتر چه هستند و چه کاربرد و ویژگی هایی دارند. در این نوشته که در بخش مطالب حقوقی وب سایت مؤسسه ی حقوقی دافران اترس قرار داره، شما را با دفاتری که یک تاجر باید داشته باشه و نحوه ی اعتبار بخشی و سندیت داشتن دفاتر تجاری ، آشنا میکنیم.

دفاتر تجاری عبارتند از:

1) دفتر روزنامه

دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات، دیون، داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی (خرید و فروش) و بصورت کلی تمام واردات و صادرات تجارتی خود  به هر اسم و رسمی که باشه و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کنه را در این دفتر ثبت کنه.

2) دفتر کل

دفتریه که تاجر باید کلیه معاملات را حداقل هفته ای یکبار از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را مشخص و جدا کرده و هر نوعی را در صفحه مخصوص در آن دفتر بطور خلاصه ثبت کنه.

3) دفتردارایی

دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضاء کنه. تنظیم دفتر دارایی باید تا پانزدهم فروردین ماه سال بعد انجام بشه.

4) دفتر کپیه

دفتریه که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره خود را به ترتیب تاریخ در آن ثبت کنه.

دفاتر تجاری

پلمپ دفاتر تجاری

قبل از آنکه در دفاتر روزنامه و کل چیزی نوشته بشه؛ باید توسط مرجع ثبت شرکت ها، شماره گذاری، امضا و پلمپ بشن (ماده 2 آئین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر ). دلیل این موضوع اهمیتیه که قانونگذار برای این دفاتر تجاری در نظر گرفته. چون مطابق قانون این دفاتر تحت شرایطی می تونن به عنوان سند و مدرکی معتبر برای اثبات دعوای تاجر و یا دعوایی که علیه تاجر مطرح میشه، در نظر گرفته بشن. اعتبار این دفاتر و سندیت داشتن آنها در صورتی است که مطابق مقررات این قانون تهیه و تنظیم شده باشن؛ در غیر اینصورت فقط علیه صاحب آن ها معتبر خواهند بود.

نکته ی مهم : امروزه  ترازنامه جایگزین دفتر دارایی شده. در نتیجه در حال حاضر پلمپ و شماره گذاری دفاتر روزنامه و کل که معمولا اساس حسابداری شرکتها را تشکیل میدن، از اهمیت زیادی برخوردارن و پلمپ سایر دفاتر متروک شده و مورد استفاده نیست.

شکل قانونی دفاتر

دفاتر تجاری باید دارای نمره ترتیبی (صفحه گذاری شده) و قیطان کشیده باشن. همچنین با درخواست کتبی متقاضی و سپس کلیه صفحات هر دفتر به مهر مخصوص پلمپ دفاتر تجارتی ممهور میشن. سپس با پرداخت حق الثبت مربوط و تکمیل کردن اظهارنامه پلمپ دفاتر تجارتی، دفاتر بالا توسط متصدی مربوط، در دفتر مخصوص ثبت و به امضای مسئول مربوط می رسند. باید اضافه کنیم که دو طرف دفتر باید مهر سربی که وزارت دادگستری برای این منظور تهیه کرده، قیطان کشیده شده و منگنه بشه. همچنین کلیه اعداد با تمام حروف نوشته بشه. متصدی امضا وظیفه داره صفحات هر دفتری را شمرده، در صفحه اول و آخر آن تعداد صفحات آن را با قید تاریخ امضا کنه.

نکته ی مهم : تاریخ پلمپ دفاتر اهمیت زیادی داره؛ چون ترازنامه و حساب سود و زیان کلیه اشخاص حقوقی متکی به دفاتر قانونی آن هاست. در نتیجه قبل از پایان هر سال مالی باید دفاتر قانونی سال مالی بعد را پلمپ کرده و آماده شروع عملیات مالی سال بعد کرد. چون قانون مالیات های مستقیم ادارات ثبت را مکلف کرده که دفاتر ثبت شده و شماره های آن را به انضمام سایر موارد خواسته شده در قانون در آخر هر ماه به اداره امور اقتصادی و دارایی محل اقامت شرکت یا تاجر ارسال کنه. البته در مورد مؤسساتی که جدید ثبت شدن، تاخیر در ثبت دفاتر برای اولین سال تاسیس تا سی روز از تاریخ ثبت شخص حقوقی یا تاریخ شروع بکار سایراشخاص مجاز شمرده شده. همچنین در مواردی که دفاتر پلمپ شده توسط مقامات قضایی یا سایر مراجع قانونی از دسترس تاجر خارج شده، صاحب دفتر حداکثر ظرف مدت سی روز باید نسبت به پلمپ و ثبت دفاتر قانونی جدید و ثبت عملیات آن مدت در دفاتر جدید اقدام کنه.

استفاده ی مجدد از دفاتر تجاری پلمپ شده ی نانوشته!

در صورتیکه اشخاص حقیقی یا حقوقی از دفاتر پلمپ شده سال قبل استفاده نکرده باشن، یعنی این دفاتر مندرجاتی نداشته باشن (سفید باشن) و این اشخاص قصد استفاده از آنها را برای سال مالی آینده داشته باشن، باید این موضوع را حداکثر ظرف مدت سی روز از تاریخ شروع سال مالی جدید با ذکر مشخصات دفاتر مزبور به حوزه مالیاتی ذیربط اعلام کنند.

مدت نگهداری دفاتر قانونی

هر یک از دفاتر تجاری قانونی در هر صورت باید تا ده سال در محل شرکت نگهداری بشن. دفاتر هر شرکتی که منحل شده باشه با نظر مدیر ثبت اسناد در محل معینی از تاریخ ختم تصفیه تا ده سال باید محفوظ بمونه.

جالبه بدونید!

 پلمپ نکردن دفاتر تجارتی آن ها را از قدرت اثباتی محروم نمیکنه، بلکه می تونن جزء امارات قضایی محسوب بشن. یعنی اگر موجب راضی شدن وجدان قاضی بشن در کنار سایر دلایل، می تونن مورد بهره برداری قضایی قرار بگیرن.

مدارک لازم برای پلمپ دفاتر

1)کپی شناسنامه مدیر عامل و مهر شرکت

2) ارائه آخرین تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی

3) تقاضای اخذ دفاتر تجاری

روند اخذ پلمپ دفاتر

1) به منظور اخذ  پلمپ دفاتر باید به سامانه اداره ثبت شرکت ها قسمت پلمپ دفاتر تجارتی مراجعه بشه

2) سپس اطلاعات متقاضی تکمیل بشه. اطلاعات متقاضی پلمپ شامل نوع شخص متقاضی، تابعیت متقاضی و شماره همراه اوست. تمامی پیامک های مربوط به مراحل انجام کار به شماره همراهی که در این قسمت درج میشه، ارسال میشه. قسمت شروع سال مالی و شروع ماه مالی را نیز باید تکمیل بشه.

3) تاریخ پایان سال مالی هم توسط سامانه محاسبه میشه.

4) با انجام سایر مراحل خواسته شده در سامانه (اطلاعات شخصیت حقوقی، اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه پلمپ، هیئت مدیره شرکت/مؤسسه، سمت هیئت مدیره شرکت مؤسسه) فرم اظهارنامه ای که در سایت است؛ پر شده و از آن پرینت گرفته میشه. چنانچه اطلاعات به درستی وارد شده باشه و مورد تایید کارشناس مربوطه قرار گرفته باشه (پیگیری درخواست از طریق همین سامانه امکان پذیره)، باید پرینت اظهارنامه به همراه مدارکی که ذکر شد، به اداره ثبت ارسال بشه تا اداره پست دفاتر پلمپ را به آدرسی که در سامانه قید شده، ارسال کنه.

دفاتر تجاری

موجبات رد دفاتر

 1) در صورتی که دفاتر ارائه شده از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشه.

2) عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرطی که احراز بشه.

3) عدم ثبت هزینه ها و درآمد و هر نوع اعمال و اقلام مالی غیر واقع در دفاتر به شرط احراز(توضیح آنکه ثبت هزینه هایی که وقوع آن محقق بوده اما به دلایل خاص قانونی از حیث مالیاتی قابل قبول نیست و برگشت داده می شه به منزله ثبت هزینه های غیر واقعی تلقی نمی شه).

4) ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطور.

5) نگارش دفاتر با وسایلی که به آسانی قابل محوه مثل نوشتن با مداد.

6) تراشیدن، پاک و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده (اگر در نوشتن مطالب  اشکالی ایجاد بشه؛ چون استفاده از لاک غلط گیر و هر گونه وسیله از این قبیل ممنوعه، باید  روی کلمه یا عدد اشتباه با خودکار قرمز یک خط کشیده بشه و با همان خودکار یا خودنویس اصلی درست آن نوشته بشه).

7) تاخیر تحریر دفاتر روزنامه و مشاغل زاید بر حد تعیینی مندرج در تبصره های 2 الی 4 ماده 13 و ماده 17 (یعنی بدون منظور سوء استفاده تا 15 روز و از تاریخ شروع فعالیت شرکت تازه تاسیس تا 30 روز) و تاخیر تحریر دفتر کل زاید بر حد مجاز مندرج در ماده 14 این آیین نامه (یعنی حداکثر تا پانزدهم ماه بعد).

8) عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکزی طبق مقررات ماده 15 این آیین نامه.

9) در اجرای مقررات تبصره 3 ماده 13 این آیین نامه در مواردی که دفاتر مزبور به ادعای شخص از دسترس وی خارج شده باشه و غیر اختیاری بودن موضوع مورد تایید اداره امور مالیاتی ذیربط قرار نگیره (مثلا شخص( مؤدی) ادعا کنه دفاتر به سرقت رفته اما معلوم بشه به سرقت نرفته).

10) عدم ارائه دستورالعمل های نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده و همچنین عدم تسلیم خلاصه عملیات موضوع ماده 17 این آیین نامه در مهلت مقرر در مورد اشخاصی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می کنند.

11) عدم تطبیق مندرجات دفاتر قانونی یا دفتر مشاغل حسب مورد که به شرح ماده 17 این آیین نامه تهیه و تنظیم شده با اطلاعات موجود در سیستم های الکترونیکی ( در مورد اشخاصی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می کنن).

12) جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به منظور سوء استفاده.

13) عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر امضاء پلمپ و ثبت شده نانوشته.

14) استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده سال های قبل برخلاف ماده 3 این آیین نامه.

15) بستانکار شدن حساب های نقدی و بانکی مگر این که حساب های بانکی با صورتحساب بانک مطابقت نکنند و یا بستانکار شدن حساب های بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تاخر ثبت حساب ها باشه که در این صورت موجب رد دفتر نیست.

16) در صورتی که ثابت بشه اسناد ثبت شده در ماشین های الکترونیکی ظرف مهلت های مقرر در مواد 1413 و 17 آیین نامه (با در نظر گرفتن مقررات تبصره های ماده 13) قطعی نشده باشن (یعنی باید در خصوص صدور ثبت با استفاده از ماشین های الکترونیکی مهلت مقرر برای صدور سند قطعی غیر قابل تغییر رعایت بشه. به عبارت دیگر اسناد موقت مربوطه باید به اسناد دائم تبدیل بشن).

17) تهیه و تنظیم صورت های مالی بدون رعایت مقررات ماده 18 این آیین نامه برای اشخاص حقوقی و مشمولین بند الف ماده 96 قانون مالیات های مستقیم مصوب 27/11/1380.

18) اشتباه حساب حاصل از ثبت عملیات مؤسسه در صورتی که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده 11 این آیین نامه اقدام نشده باشه (یعنی اصلاح حساب در همان سال با استفاده از استانداردهای حسابداری و متکی بر ارائه مستندات کافی).

19) در صورتی که مؤدیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص ماده 169 قانون مالیات های مستقیم استفاده نکرده باشن.

همراه شما هستیم...

اشتراک گذاری در شبکه های اجتماعی
اشتراک گذاری در facebook
Facebook
اشتراک گذاری در pinterest
Pinterest
اشتراک گذاری در twitter
Twitter
اشتراک گذاری در whatsapp
WhatsApp
اشتراک گذاری در linkedin
LinkedIn
اشتراک گذاری در telegram
Telegram

دیدگاه ها بسته شده اند.